Kennen Sie das? Überraschend ist ein Firmenjubiläum im Terminkalender. Sie möchten feiern, Ihre Mitarbeiter einladen, Ihre Gäste einladen und selbstverständlich für Marketing-Maßnahmen nutzen.
Doch: Wo fängt man an?
Hier kommt eine kurze Checkliste:
Zu jedem der oben genannten Punkten gibt es eine Vielzahl an Tätigkeiten, die besprochen, durchdacht und umgesetzt werden müssen. Wollen Sie Ihre wichtige Veranstaltung dem Zufall überlassen oder lieber mit einem Profi zusammenarbeiten? Möchten Sie das Inhouse erledigen oder sich lieber Ihrem Kerngeschäft, mit dem Sie sich gut auskennen, widmen?
Mein Rat: Nehmen Sie sich Zeit für ein Briefing/die Planung. Legen Sie den Termin fest. Planen Sie grob vor, was Sie haben möchten. Denn nur dann ist die Veranstaltung authentisch. Was haben Sie bisher in der Vergangenheit gemacht? Wie möchten Sie zukünftig auf Ihre Kunden zugehen? Worauf legen Sie wert? Was sind Ihre Produkte und/oder Dienstleistungen?
Nicht zu vergessen: Das Budget. Leisten Sie sich eine externe Kraft, dann kostet das auf den ersten Blick Geld, das vielleicht nicht nötig ist. Doch bedenken Sie: wer aus Ihrem Team soll seine Tagesarbeit liegen lassen, um sich um die Veranstaltung zu kümmern? Wieviel Umsatz geht Ihnen durch diese Entscheidung verloren?
Zurück zum Budget: Abhängig von Ihrer Größe, dem Anlass und den zu erwartenden Gästen muss das Budget trotzdem bezahlbar bleiben. Planen Sie trotzdem großzügig, denn die Veranstaltung trägt zu Ihrem inneren und äußeren Image bei. Unterschätzen Sie diesen nicht messbaren Faktor nicht.
Ebenso ein wichtiger Bestandteil: Der Termin- und Ablaufplan.
Je besser im Vorfeld Details besprochen werden, Abläufe geplant werden, desto besser und stressloser für Sie und das Organisationsteam. Definieren Sie Meilensteine, bis wann was fertig sein muss. Planen Sie auch hier Verzögerungen mit ein. Sie kennen das aus Ihrem eigenen Bereich: Manchmal verschieben sich Termine, nicht immer ist alles reibungslos.
Die Location, der Veranstaltungsort: Möchten Sie in Ihren Räumen feiern oder möchten Sie in einer anderen Umgebung feiern, sich präsentieren? Hier gilt es, sehr frühzeitig zu planen, da viele Veranstaltungsorte frühzeitig ausgebucht sind. Sie möchten ja schließlich in Ihre bevorzugte Location feiern. Beachten Sie hier, ob es besondere Vorschriften gibt, die Sie beachten müssen. Notieren Sie sich alles. Denn jedes Detail, das später geklärt werden muss, kostet Zeit und Nerven.
Verantwortliche Person/Koordination: Sie stecken den Rahmen ab. Details können und wollen Sie gar nicht wissen. Darum kümmert sich die Person Ihres Vertrauens. Ob Intern oder Extern. Statten Sie diese Person mit Entscheidungsbefugnissen aus (sie sprechen vorher darüber, wann Sie befragt werden müssen) und vereinbaren Sie Meilenstein-Rückmeldungen. So können Sie sich um Ihr Kerngeschäft, Ihre Kunden kümmern.
Gästeliste: Leben Sie fest, wer vom Mitarbeiterstab und wer von den Kunden, der Presse, der Politik usw. an diesem Tag Ihr Gast sein soll. Lassen Sie die Zahlen von Ihren Mitarbeitern herausfiltern und legen dann den Rahmen fest. Prüfen Sie, ob es hygienische Regeln, Anreise- oder Unterbringungsmöglichkeiten benötigt, damit Ihre Gäste entspannt an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können.
Ihre Veranstaltung hat einen Grund. Legen Sie die Inhalte fest. Üblicherweise findet ein Rückblick, eine Ist-Betrachtung und eine Zukunftsaussicht statt. Häufig sind auch Ehrungen oder Neuigkeiten teil der Veranstaltung. Lässt sich ein neues Geschäftsfeld präsentieren? Eine Schulung integrieren? Dann haben Sie vielleicht sogar steuerliche Optionen, die Sie nutzen können.
Halten Sie sich an Ihren Ablaufplan. Geben Sie diesen Plan Ihren Gästen bekannt (grobe Zeitangaben reichen häufig). So kann sich jeder auf die Zeitabschnitte einstellen. Sollten Sie eine Überraschung planen, lassen Sie das natürlich weg. Auch Ihre Helfer wissen während der Veranstaltung genau, was zu tun ist. So läuft es ruhig und professionell ab. Das ist doch genau das, was Sie sich wünschen, oder?
Alles steht und fällt mit der Wahl des richtigen Caterers. Wenn das Essen schmeckt, ist die Veranstaltung gelungen. Fragen Sie nach, wer in Ihrer Umgebung einen guten Ruf, essen Sie Probe oder gehen Sie auf eine Veranstaltung, in der Ihr Caterer aktiv arbeitet. Legen Sie fest, wie Sie die Bewirtung vornehmen wollen: Buffet, Bedienung, Flying-Buffet etc. Beachten Sie hier auch gesundheitliche Aspekte, z.B. Allergien usw.
Merchandising: Was ist damit gemeint? Artikel, die Ihren Waren und Dienstleistungen entsprechen, Ihrem Firmen-CI (Außendarstellung) entsprechen und schauen Sie, welche Werbeartikel, Feier-Ausstattungen usw. man damit umsetzen kann. Nimmt Ihr Kunde Geschenke mit? Wenn ja, was? Budgetieren Sie auch hier rechtzeitig und großzügig. Planen Sie hier Verzögerungen ein.
Aktuelle Entwicklungen:
Es kann eine Baustelle in der Nähe der Location sein. Es kann plötzlich schneien (Weihnachtsfeier). Vielleicht findet auf dem Vorplatz der Location ein Wochenmarkt statt. Es kann durch Vorgaben des Veranstaltungsortes zu Änderungen kommen. Planen Sie hier Zeit und flexible Ressourcen ein.
Sie sehen, es gibt vielfältige Gründe, Hindernisse und Entscheidungen, die getroffen werden müssen.
Wenn die Veranstaltungsplanung "Chefsache" ist, sind Sie dann noch in der Lage, ihr Tagesgeschäft zu stemmen?
Greifen Sie auf Profis zurück. Das erleichtert Ihnen einiges.
Gutes Gelingen.
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